INTEGRA UNO STRUMENTO DAL VALORE LEGALE COME LE PEC AL FLUSSO DI LAVORO AZIENDALE E OTTIMIZZA LA DISTRIBUZIONE DEL LAVORO E L’ORGANIZZAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI IN AZIENDA.
OBIETTIVO
- Migliorare il corretto e continuo allineamento nel team;
- Velocizzare l’esecuzione delle operazioni aziendali;
- Ridurre costi e ottimizzare le tempistiche di lavoro;
tecnologie
#java #python #reactjs #spring #django #nestjs #grpc #graphql #kubernetes #redis #kafka
COMPATIBILE CON
- Provider di posta elettronica certificata
- Sistemi di firma digitale con archiviazione sostitutiva
SERVIZI
- Gestire, tracciare e conservare la Posta Elettronica Certificata;
- Integrare task nel flusso di lavoro aziendale usando le PEC come strumento di avvio (trigger);
- Individuare PEC e task in scadenza;
- Avere una panoramica completa ed organizzata dei task aziendali con opzioni di presa in carico e riassegnazione;
DIPARTIMENTI TARGET
- HR
gestione assunzione - PROCUREMENT
richiesta di acquisto - FINANCE
Fatturazione - SALES
gestione offerte di vendita
La PEC (Posta Elettronica Certificata) rappresenta l’occasione per digitalizzare i processi di registrazione, trasmissione, trasferimento e archiviazione dei documenti legali e abilitare il tracciamento dello stato di avanzamento lavori.
Con il PEC Manager di 820 Eight Twenty, la PEC può diventare in tempi brevi un tassello cruciale nelle procedure di ottimizzazione del lavoro e di organizzazione digitale delle informazioni all’interno di un’azienda.
Questa app di SINTROPI nasce dal bisogno di generare – tramite una gestione ottimizzata ed automatica della posta elettronica certificata – processi e attività «su misura» per le aziende, rendendo più strutturato e standardizzato il flusso informativo e definendo modalità comuni a tutti gli operatori.
PROBLEMA
I vantaggi della PEC sono evidenti, ma la mole di lavoro che genera richiedono un importante intervento manuale che non può essere automatizzato e integrato nei processi aziendali esistenti.
- Ogni PEC ha diversi operatori: bisogno di distribuire equamente il lavoro e di instaurare punti di scambio e flussi di informazioni condivisi tra gli elementi del team.
- Bisogno di intervenire sulle situazioni critiche: il valore legale delle PEC include tempistiche definite di cui l’azienda tiene conto nella definizione delle priorità per non incorrere in sanzioni.
- Risolvere il GAP tra archiviazione dei sistemi PEC e requisiti legali per le aziende: I sistemi di PEC tradizionali conservano i dati per 30 mesi, mentre le aziende conservano i dati per 120 mesi.
METODO
ANALISI
Definizione degli obiettivi di progetto e voce del cliente (Voice of the customer)
MAPPATURA (as-is)
Studio del flusso di gestione e lavorazione PEC
PROGETTAZIONE (to be)
Ridisegno del processo
Sviluppo UX/UI
Grafica e studio interfaccia ispirato al client di posta
SVILUPPO BACK END/FRONT END
RILASCIO
SOLUZIONE
DISTRIBUZIONE DEL CARICO DI LAVORO
SINTROPI ottimizza e rende automatica la distribuzione dei carichi di lavoro tra i diversi operatori di un ecosistema aziendale. L’accesso ad ogni singola PEC può essere attribuito a gruppi o utenti specifici e le operazioni di presa in carico o ridistribuzione di un task (generato o collegato alla PEC) avvengono tramite una procedura guidata su di un’interfaccia personalizzata e costruita sulla base delle esigenze del cliente.
PIENA AUTOMAZIONE DEL PROCESSO
L’app di SINTROPI assegna ad ogni PEC e raccomandata (dematerializzata) un numero di protocollo che permette di individuare, distribuire e classificare univocamente ogni messaggio.
Sempre in base ai parametri definiti con il cliente, il PEC Manager gestisce, protocolla e verifica la lavorazione delle singole PEC dalla fase di ricezione a quelle di archiviazione e ricerca. Lo stato del processo e ogni azione compiuta al suo interno sono tracciati costantemente e il sistema di monitoraggio segnala eventuali mancate lavorazioni eliminando il rischio di mancata gestione di un task entro i tempi stabiliti.
L’archiviazione delle PEC sulla piattaforma avviene in modo automatico all’interno del suo sistema documentale digitale (DMS).
ORGANIZZAZIONE DOCUMENTALE (dms)
Il PEC Manager archivia in automatico le PEC nel suo sistema documentale interno e in sistemi già esistenti in azienda. Attraverso il sistema documentale l’azienda protegge i documenti, conserva la «history» del file ed esegue un controllo sistemico degli accessi.
Sicurezza e privacy sono garantiti e a norma: i documenti sono al sicuro e allo stesso tempo facilmente accessibili, eliminando il rischio di perdita dei dati e agevolando ricerca e consultazioni future, nonché la conformità rispetto alle disposizioni legislative.
CHAT CONTESTUALE COME FACILITATORE
Il sistema integrato di comunicazione istantanea rende ancora più fluidi, trasparenti e collaborativi gli ambienti di lavoro seppur in remoto. Gli utenti sono coinvolti e il passaggio di informazioni avviene in modo flessibile ed immediato mantenendo tutti i flussi di comunicazione all’interno di un’unica piattaforma. Per approfondire sulla chat contestuale di SINTROPI, scopri di più nel nostro blog.
