PEC MANAGER – Per potenziare la squadra

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INTEGRA UNO STRUMENTO DAL VALORE LEGALE COME LE PEC AL FLUSSO DI LAVORO AZIENDALE E OTTIMIZZA LA DISTRIBUZIONE DEL LAVORO E L’ORGANIZZAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI IN AZIENDA.

INTEGRA UNO STRUMENTO DAL VALORE LEGALE COME LE PEC AL FLUSSO DI LAVORO AZIENDALE E OTTIMIZZA LA DISTRIBUZIONE DEL LAVORO E L’ORGANIZZAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI IN AZIENDA.


OBIETTIVO

  • Migliorare il corretto e continuo allineamento nel team;

  • Velocizzare l’esecuzione delle operazioni aziendali;

  • Ridurre costi e ottimizzare le tempistiche di lavoro;

tecnologie

#java #python #reactjs #spring #django #nestjs #grpc #graphql #kubernetes #redis #kafka

COMPATIBILE CON

  • Provider di posta elettronica certificata

  • Sistemi di firma digitale con archiviazione sostitutiva

SERVIZI

  • Gestire, tracciare e conservare la Posta Elettronica Certificata;

  • Integrare task nel flusso di lavoro aziendale usando le PEC come strumento di avvio (trigger);

  • Individuare PEC e task in scadenza;

  • Avere una panoramica completa ed organizzata dei task aziendali con opzioni di presa in carico e riassegnazione;

DIPARTIMENTI TARGET

  • HR 
    gestione assunzione

  • PROCUREMENT 
    richiesta di acquisto

  • FINANCE 
    Fatturazione

  • SALES 
    gestione offerte di vendita

La PEC (Posta Elettronica Certificata) rappresenta l’occasione per digitalizzare i processi di registrazione, trasmissione, trasferimento e archiviazione dei documenti legali e abilitare il tracciamento dello stato di avanzamento lavori.  

Con il PEC Manager di 820 Eight Twenty, la PEC può diventare in tempi brevi un tassello cruciale nelle procedure di ottimizzazione del lavoro e di organizzazione digitale delle informazioni all’interno di un’azienda.

Questa app di SINTROPI nasce dal bisogno di generare – tramite una gestione ottimizzata ed automatica della posta elettronica certificata – processi e attività «su misura» per le aziende, rendendo più strutturato e standardizzato il flusso informativo e definendo modalità comuni a tutti gli operatori.

PROBLEMA

I vantaggi della PEC sono evidenti, ma la mole di lavoro che genera richiedono un importante intervento manuale che non può essere automatizzato e integrato nei processi aziendali esistenti.

  • Ogni PEC ha diversi operatori: bisogno di distribuire equamente il lavoro e di instaurare punti di scambio e flussi di informazioni condivisi tra gli elementi del team.

  • Bisogno di intervenire sulle situazioni critiche: il valore legale delle PEC include tempistiche definite di cui l’azienda tiene conto nella definizione delle priorità per non incorrere in sanzioni.

  • Risolvere il GAP tra archiviazione dei sistemi PEC e requisiti legali per le aziende: I sistemi di PEC tradizionali conservano i dati per 30 mesi, mentre le aziende conservano i dati per 120 mesi.

METODO

SOLUZIONE

DISTRIBUZIONE DEL CARICO DI LAVORO

SINTROPI ottimizza e rende automatica la distribuzione dei carichi di lavoro tra i diversi operatori di un ecosistema aziendale. L’accesso ad ogni singola PEC può essere attribuito a gruppi o utenti specifici e le operazioni di presa in carico o ridistribuzione di un task (generato o collegato alla PEC) avvengono tramite una procedura guidata su di un’interfaccia personalizzata e costruita sulla base delle esigenze del cliente.

SINTROPI PEC Manager | Inbox
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PIENA AUTOMAZIONE DEL PROCESSO

L’app di SINTROPI assegna ad ogni PEC e raccomandata (dematerializzata) un numero di protocollo che permette di individuare, distribuire e classificare univocamente ogni messaggio.
Sempre in base ai parametri definiti con il cliente, il PEC Manager gestisce, protocolla e verifica la lavorazione delle singole PEC dalla fase di ricezione a quelle di archiviazione e ricerca. Lo stato del processo e ogni azione compiuta al suo interno sono tracciati costantemente e il sistema di monitoraggio segnala eventuali mancate lavorazioni eliminando il rischio di mancata gestione di un task entro i tempi stabiliti.
L’archiviazione delle PEC sulla piattaforma avviene in modo automatico all’interno del suo sistema documentale digitale (DMS).

 Disegno del Processo
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SINTROPI PEC Manager | Alert 
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ORGANIZZAZIONE DOCUMENTALE (dms)

Il PEC Manager archivia in automatico le PEC nel suo sistema documentale interno e in sistemi già esistenti in azienda. Attraverso il sistema documentale l’azienda protegge i documenti, conserva la «history» del file ed esegue un controllo sistemico degli accessi.
Sicurezza e privacy sono garantiti e a norma: i documenti sono al sicuro e allo stesso tempo facilmente accessibili, eliminando il rischio di perdita dei dati e agevolando ricerca e consultazioni future, nonché la conformità rispetto alle disposizioni legislative.

SINTROPI PEC Manager | DMS
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CHAT CONTESTUALE COME FACILITATORE

Il sistema integrato di comunicazione istantanea rende ancora più fluidi, trasparenti e collaborativi gli ambienti di lavoro seppur in remoto. Gli utenti sono coinvolti e il passaggio di informazioni avviene in modo flessibile ed immediato mantenendo tutti i flussi di comunicazione all’interno di un’unica piattaforma.  Per approfondire sulla chat contestuale di SINTROPI, scopri di più nel nostro blog.

SINTROPI PEC Manager | Chat
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