La raccolta dei requirements: le basi per il successo di un progetto 

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Nel momento in cui in azienda si muove verso il cambiamento, la raccolta dei requirements è un passo fondamentale. Si tratta di una fase preparatoria in cui vengono definiti una serie di parametri necessari per la successiva pianificazione del progetto. 

Qualsiasi tipo di attività imprenditoriale ha una sua storia e tutta una serie di esigenze particolari che devono essere alla base di qualsiasi cambiamento. Solo con questa premessa è possibile sviluppare una soluzione che risulti efficace e rispondente ai bisogni dell’azienda. 

Ne parleremo più avanti, ma è  fondamentale per chi opera in questa fase avere la capacità di saper ascoltare. Perché le persone che abbiamo davanti hanno bisogno di assistenza specializzata, certo, ma anche di essere compresi nel loro modo di fare impresa. 

Ovviamente sta poi ai professionisti del settore indicare eventuali imprecisioni nel focalizzare gli obiettivi. La tecnologia avanzata come la nostra può essere sfruttata al meglio se opera entro certi parametri. Tuttavia, proprio la massima flessibilità dei nostri servizi deve aiutare a raggiungere gli obiettivi del cliente. 

Vediamo quindi come si svolge la raccolta dei requirements. 

Le basi della raccolta dei requisiti

Quando veniamo contattati per sviluppare una migliore automazione dei processi, si parte spesso da una base di partenza non sempre troppo tecnologica. In questi casi è davvero essenziale definire le basi che ci permettono sviluppare soluzioni realmente centrate sull’azienda.

Ovviamente un’intervista al cliente accurata è la base primaria per capire di cosa ha realmente bisogno. I requirements sono costituiti infatti da tutte le esigenze che l’azienda deve soddisfare con questo adeguamento tecnologico.

La soluzione deve quindi rispondere nel modo più accurato possibile a queste richieste e a tali obiettivi. Facciamo adesso un breve elenco delle caratteristiche principali dei requirements.

Devono essere:

  1. Chiari e facilmente identificabili
  2. Estremamente precisi nelle caratteristiche
  3. Che siano realistici da raggiungere
  4. Necessari per l’azienda
  5. Semplici da verificare a livello di obiettivi raggiunti

Come è facilmente intuibile per avere ben chiari questi elementi è assolutamente fondamentale la capacità dello specialista di comprendere perfettamente le persone e l’azienda che abbiamo di fronte.

Ovviamente il cliente deve impegnarsi al massimo per delineare le problematiche e le necessità sorte. È chiaro che se al termine dello sviluppo la soluzione non  risponde ai requirements, vuol dire che c’è stato un errore nella procedura della raccolta delle informazioni. Andiamo a vedere nello specifico questi elementi.

Approfondimento: Le caratteristiche dei requirements

Quelle elencate sopra sono alcune delle caratteristiche primarie dei requisiti di un progetto. Diamo alcune informazioni supplementari su questi elementi.

  1. Gli obiettivi generali richiesti non devono dare adito a fraintendimenti che possono causare errori nella progettazione e nello sviluppo. Quindi deve essere chiarito senza ulteriori dubbi sulle finalità del progetto.

  2. Una volta delineati gli obiettivi generali è necessario identificare quali siano i dettagli tecnici e operativi della soluzione richiesta. Ogni azienda ha le sue procedure e ogni avanzamento tecnologico deve accompagnare la struttura interna a crescere.

  3. Sembra scontato dirlo, ma è necessario che i requirements di un progetto devono essere realistici, sia da parte della soluzione tecnologica che dall’azienda stessa. Quindi è importante capire se gli obiettivi posti siano davvero raggiungibili. In questo caso il compito dello specialista è quello d’indicare i percorsi e per soddisfare i requisiti del progetto.

  4. Quando si pongono le basi del progetto e si stabiliscono i requirements, è importante valutare l’effettiva necessità del cambiamento. A volte infatti capita che un’analisi dei requisiti porti a un cambiamento degli stessi. Questo perché vengono individuate situazioni più critiche che richiedono un adeguamento tecnologico molto più urgente.

  5. Infine è importante, sia per il cliente che per lo specialista, che i requisiti richiesti siano verificabili dopo lo sviluppo della soluzione. Le tecnologie applicate alle aziende non sempre rispondono ai bisogni. Tuttavia, se i requirements sono chiari e definiti, allora è possibile generare un report in cui verificare i risultati ottenuti.

Come prosegue il processo di sviluppo a seguito della raccolta dei requisiti

Una volta terminato questo processo si attivano le altre fasi più prettamente operative che portano alla trasformazione dei requisiti in un risultato tangibile.
Possiamo riassumere brevemente il percorso in questi step.

  • Convertire i requisiti di un’azienda in caratteristiche del software
  • Valutare se alcuni dei requirements non siano compatibili con soluzioni tecnologiche
  • Evidenziare le differenze tra i requisiti richiesti e quelli del software

Questa ulteriore analisi porterà infine allo sviluppo vero e proprio delle necessarie soluzioni tecnologiche dedicate per il cliente.

La corretta raccolta dei requirements porta a soluzioni di successo

Come appare evidente, è necessario che sia necessaria una fase preparatoria davvero importante prima dello sviluppo di una piattaforma software. La perfetta conoscenza di un’azienda, dei suoi obiettivi e di cosa sta cercando è assolutamente fondamentale.

Per questo motivo, la corretta definizione dei requisiti permette di mettere in rilievo mancanze e bisogni in fatto di metodologie applicate alla produzione. La risultante sarà una soluzione dal forte impatto tecnologico, con grandi miglioramenti in fatto di efficienza e produttività.

La parola dell’esperto

Stefano Travaglio, Solution Consultant di Eight Twenty, ha seguito progetti per grandi clienti nazionali e internazionali.

“Tutto inizia dalle persone, che poi diventeranno gli utenti della piattaforma.
La causa più comune per una raccolta dei requisiti incompleta, è non avere il giusto mix di persone da intervistare. Per esempio: un leader di dipartimento può essere la persona più indicata a definire la profondità delle metriche, dei report e dei KPIs. Uno specialista, con responsabilità più operative, conosce dei dettagli del processo che sono fondamentali, ma a volte invisibili. Per questo, raccomandiamo nella fase di raccolta dei requirements di completare un RASCI e porsi 2 domande:
1. Chi manca all’appello?
2. Il gruppo selezionato, ha nel quotidiano le competenze necessarie per fornire un quadro completo?”

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