Ci piace ancora la carta: un giornale, un libro, anche quella mista con l’emozione di un contratto da firmare. Ma è innegabile come la grande differenza venga fatta dai piccoli gesti e, nel futuro che si sta profilando davanti a noi, la gestione della carta rappresenterà un punto cruciale.
Possiamo valutare la gestione della carta in diversi modi, ma il principio comune è che non va sprecata e che, dove possibile, dobbiamo propendere per scelte ecologiche.
Solo in Italia, ogni lavoratore consuma 70 kg di carta all’anno e ogni cittadino utilizza 32 foglio al giorno. All’interno di un’azienda, spesso la carta non rappresenta una voce di costo importante, ma rappresenta il 70% della spazzatura prodotta all’interno degli uffici e spesso viene sprecata: basti pensare alle stampe sbagliate, a quelle partite 2 volte, a quelle uscite in A3 invece di A4.
Siamo tutti chiamati in causa quando si tratta di consumare meno carta, e tutti diamo il nostro contributo. Chi preferisce stampare meno (non a caso banche e fornitori di utenze sono tra I primi ad aver introdotto la bolletta elettronica), si affianca a chi valuta le impostazioni di stampa, selezionando 2 pagine sullo stesso lato o usando il fronte retro.
I documenti digitali vincono su tutta la linea: sono solo più sostenibili delle loro controparti cartacee, più longevi e più facili da consultare. Non sono suscettibili agli effetti dell’acqua e del fuoco, non ingialliscono e sono accessibili in qualsiasi momento, purché sia disponibile la tecnologia appropriata nella fase di dematerializzazione, smaterializzazione e archiviazione.
Dematerializzazione: revisione dei processi documentali per operare su documenti digitali e non cartacei.
Smaterializzazione: Conversione di documenti cartacei in formato digitale
Archiviazione: protocollo per i documenti che li rende identificati, classificati, archiviati e ricercabili attraverso diverse chiavi di ricerca.
Le aziende che scelgono questo approccio aprono le porte ad un lavoro più agile, accessibile da ogni smartphone e laptop aziendale, e compatibile con una nuova generazione di lavoratori e con una nuova gestione degli spazi fisici.
Marie Kondo, autrice del libro “Il magico potere del riordino”, indica 2 concetti su cui far ruotare la gestione della carta.
1. carta da tenere nel tempo (contratti, diplomi, documenti importanti) che richiedono archiviazione
2. Carta da gestire subito
Se la carta non rientra in una di queste categorie, viene smaterializzata e riciclata.
Questa tendenza viene confermata anche in altri tipi di costi: la domanda di spazi per uffici è scesa considerevolmente, complice la spinta verso il lavoro ibrido e la difficoltà nel reperire le competenze necessarie nel raggio di 30 minuti attorno all’ufficio. L’ufficio cambia forma: da spazio in cui trovare fisicamente la storia dell’azienda, sotto forma di archivio, a spazio di scambio creativo e strategico, fonte di stimolo e sede della cultura aziendale.
In Eight Twenty, abbiamo esperienza in progetti di dematerializzazione, smaterializzazione e archiviazione con una particolare attenzione alla sicurezza dei dati aziendali e alla realizzazione di progetti in tempi brevi. Contattaci per un consulto con I nostri esperti su come rinnovare la gestione documentale in azienda.
