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Business Process Management VS Workflow Management Tool: quale scegliere?

Pubblicato la prima volta su LinkedIn

Una cosa che accomuna le grandi e le piccole aziende è il bisogno di ottimizzare i processi, osservando quelli che fanno parte del quotidiano con occhio attento, cogliendo così le occasioni per migliorarli. La sfida competitiva è sempre più aggressiva, e i vantaggi derivanti da una ottimizzazione dei propri processi può generare importanti ricadute in termini di miglioramento del valore trasferito ai propri clienti. Questo obiettivo si raggiunge con un approccio al miglioramento continuo, e nei processi Lean, rappresenta la stella polare di ogni attività. 

Per farlo con successo è importante che il miglioramento avvenga su due livelli, tra loro connessi: a livello di processo condiviso ed in termini di tecnologie coinvolte.  

Quindi non basta disegnare il miglior processo, occorre anche sfruttare le opportunità offerte dalle tecnologie esistenti, con la capacità di integrarle in maniera coerente. E’ qui che la scelta della giusta soluzione tecnologica, che sia un workflow management tool (WFM) o un business process management tool (BPM), segna il punto di svolta.  

  • Un WFM tool gestisce i flussi lavorativi e le procedure organizzando il lavoro quotidiano degli individui in modo da ottimizzarne il tempo. Interviene normalmente a livello funzionale e semplifica determinate task di bassa complessità. 
  • Un BPM tool coordina l’organizzazione aumentando l’efficienza dei processi aziendali, usando automazione e miglioramento continuo tramite anche l’intelligenza artificiale. Supera il perimetro funzionale e si colloca a livello orizzontale gestendo in maniera integrata task relativi a vari ambiti organizzativi. Per farlo gestisce, oltre ai flussi di lavoro del tradizionale WFM tool, anche strumenti di controllo che permettono di capire dove intervenire per ottenere il massimo beneficio e monitorare le performance di processo. 

Quando l’organizzazione non è particolarmente complessa o non sono previste evoluzioni operative o organizzative, un WFM tool potrebbe essere la soluzione adatta in risposta alle esigenze dell’azienda.  

Se, invece, l’azienda necessita di uno strumento che possa collegare varie funzioni nel tempo (come per esempio CRM, fatturazione e gestione delle spese) e che sia in grado di integrare nuove e vecchie piattaforme, la soluzione più idonea è sicuramente un BPM tool che permette di creare e migliorare processi a prova di futuro, restando così competitivi sul mercato. 

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